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    会计电算化下财务档案管理信息化建设

    [摘要]随着我国会计电算化的快速发展,现在很多单位和企业中财务电子档案和数字化资料规模逐渐扩大,数量逐渐增加,做好财务档案管理信息化建设是十分必要的。目前,部分企业或单位财务档案管理还停留在传统管理模式上,管理效?#24335;系停?#20250;计电算化水平有待进一步提高,因此,财务档案管理要运用先进网络技术与信息技术实现标准化和高效化管理,进而为企?#26723;?#32463;营和发展提供科学的依据。

    [关键词]会计电算化;财务档案;信息化建设

    1会计电算化背景下财务档案的特征

    会计电算化背景下的财务档案不仅保留了传统的财务档案,还包括存储在计算机硬盘里的数据和信息,还有在光盘中的会计数据和信息,财务档案存储范围扩大了。传统的财务档案比?#29616;?#35266;,一些是纸质文件和资料,但是存储在计算中和介质中的财务档案资料必须要在特定的硬件和软件系统中才能够进行提取和更改。传统财务档案主要是纸质材料,以纸张为载体,实现多种凭证、报表的综合管理,但会计电算化的档案资?#29616;?#35201;存储在磁性硬盘或光盘中,这是主要的介质。由于电子档案和文件的存储特点,这类档案在复制、提取、篡改、破坏上一般不会留下显著痕迹,电子文件和资料容易?#22351;?#21462;,且计算机等硬件设备容易被黑客攻击和侵入,电子档案受质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

    2财务档案管理信息化建设的主要内容

    2.1财务档案管理信息化的范围

    财务档案管理要从细节处入手,做好日常财务业务凭证的及时归档,最财务管理中的一些合同和协议进行科学的管理和收集,对项目文件和采购设备等资料做好记?#36857;?#20570;好信息整合和收集,将数据和信息纳入数据库。财务管理中的电子资料包括多种内容,如背景、内容、元数据等,要做好电子文件资料的分类处理。电子文件资料的归档要做好物理归档和逻辑归档,物理归档指的是财务档案数据的下载和存储,逻辑归档指的是网络传输和统计,在会计电算化基础上,要做好电子资料的备份。

    2.2财务档案信息化的具体要求

    企事?#26723;?#20301;财务档案尤其是电子文档也要符合一定的要求,首先就是真实、完整、准确,财务管理档案不同于一般档案,都是一些财务数据和账目凭证等,数据必须是真?#26723;模从?#20225;业经营效益和成果的,因此,档案具有真实性和完整性。电子档案使用存储介质会实现长期保存,要保证介质是新的,要避免出现病毒。财务档案要保证其完整性,一些账目要配合图表进行阐释和说明,还有视频音像文件要附上文字。电子文件和资料在传输和共享中要保证其安全性,避免?#22351;?#29992;和篡?#27169;?#35201;及时检查和备份。

    2.3财务档案信息化建设的保管要求

    首先,财务档案中的电子文件资料的管理可以纸质档案管理方法为参照,做好档案分类整理,根据同一类信息和资料的特征,将不同的电子文件资料存储于不同的介质,例如光盘中,同时要做好光盘的分类并附上说明,注明序号、密级、保管期限?#21462;?#30005;子档案存储的介质要保证是一次性写入媒介,防止档案信息被更?#27169;?#37325;要的档案资料要制成一式三份,一份存档,一份异地存档,一份备份。

    3提升财务档案管理信息化水平的有效策略

    3.1健全会计电算化财务档案管理相关法律

    我国有关立法部门要结合会计电算化的实际发展需求,建立相关的法律法规,使我国会计电算化有法可依,有法必依,在会计电算化基础上,我国十分重视财务档案管理工作,健全法律法规可以为电算化财务档案管理工作提供必要的法律依据,使财务档案管理拥有坚?#26723;?#27861;律保障。考虑到电算化财务档案的归档范围,可以使实?#23567;?#21452;?#23383;啤?#25110;“双轨制”归档,电算化财务档案管理要结合财务部门与计算机管理部门的技术与业务,实现信息化管理。还有在财务档案管理过程中,涉及到一些不法分子从网络入侵企?#26723;?#21462;财务机密材料等案件,怎样利用法律维护企?#26723;?#21512;法权益。有关部门要区分开规定和法律的区别,从政策入手,以法律做后盾,提高财务档案管理的实效性。

    3.2财务与档案部门团结协作

    为避免会计电算化财务档案管理工作中衔接不畅,财务管理部门与档案管理部门要建立密切的联系,两个部门的?#20302;?#21644;交流有助于提高财务档案管理的效率,进而共同致力于财务档案管理信息化建设。财务管理人员与档案管理人员要发挥自己的主观能动性,对信息化管理系统的设计和建设提出合理化建议,进而共同探索财务档案信息化建设应如何?#24179;?#20449;息化管理模式更崇尚对全过程的监督和控制,从文件计划初始,文件生成、脱离现行期到文件归档,要保证办公自动化硬件及软件的使用,财务部门与档案管理部门不能割裂,要团结合作,进而促进财务电子档案管理信息化水平的提升。

    3.3优化财务档案管理的软硬件环境

    想要做好电算化财务档案管理工作,就要从硬件上下功夫,进而保障财务档案信息化建设工作的顺利?#24179;?#39318;先,要建立网络安全防范措施,建立安全日志制?#21462;?#30005;子签章制?#21462;?#30005;算化财务岗位责任制。对电子文件进行签入签出管理,做好分布管理,保证电子文件和资料不会丢失,不会被不法分子恶意篡?#27169;?#19988;档案使用记录会自动生成。其次,要做好财务管理软件的升级,进而保证财务数据和信息存储的连续性。财务档案中多种文件要统一格式,便于便利和提取,但是报表要结合实?#26159;?#20917;进行管理,一般报表?#21152;?#22266;定的格式。利用软硬件可以实现?#27602;?#31163;的财务审计,例如上级审计机关不必到被审计单位,只需在网络上接收财务档案,进而提高审计效率。再次,要做好信息化系统的安全管理,设置防火墙,提高计算机系统对病毒和黑客攻击的抵御能力,在硬件方面不能支持cookie,去掉光驱和USB接口,避免财务档案被人复制。要做好档案信息和资料的备份,保证在突然断电和出现意外情况时财务信息不丢失。设置用户口令,应用在开机、网络用户名和应用系统名,为保障财务数据和资料上了三保险,实行多级权限控制机制,用户查询档案要留存记?#36857;?#20855;有可追溯性。

    3.4加强财务电子档案的系统化管理

    3.4.1制定电算化财务档案管理制?#21462;?#20225;事?#26723;?#20301;要根据会计电算化财务档案归档的范围,?#33539;?#36130;务档案归档的朱?#21069;?#20869;容,包括各种财务凭证、账簿、报表、计划、预算和经济合同、设计说明书、源程序文件、用户操作手册、财务科目及代码表、报表取数公式、自动转账公式、检验公式等,要将其存储在计算机或光盘、U盘中。要制定符合实际需要的电算化财务档案管理制度,要保证财务数据在未打印前,妥善保管留副本,记账凭证、现金日账和银行存款日记账要打印输出并存储好。3.4.2加强电算化财务档案的保管。要根据我国有关档案管理的实际要求,结合档案局的规定,做好电算化财务档案的归档各保管。会计电算化方式生成的凭证、账目、报表要按照纸质档案方式进行保存,除此之外,还要保存在设备和介质中。对于存储的设备要做好防尘、防潮、防腐蚀等处理。每年要对磁性介质档案进行一次备份,如果纸质档案出现磨损和腐蚀要及时进行修补,要?#32454;?#31649;理光盘和U盘,防止数据被篡改。3.4.3做好电算化财务档案的借用管理。电算化财务档案管理意义重大,财务档案资料可以?#20174;?#20986;企?#26723;?#32463;营成果和经济效益,包括企?#26723;?#30408;利情况和支出1情况,记?#35745;?#19994;资金和资产的使用。电算化财务档案管理中档案借用和查阅管理是十分重要的,在企业决策和工作中,查阅以往档案资料,进而调整企业决策等是十分常见,在电子文件和传递共享阶段,要做好其安全管理,档案借阅要做好记?#36857;?#20511;阅要经过专门管理者审批后方可查?#27169;?#22806;单位需要检索财务档案时要经过本单位负责人、财务部门负责人的同意后才可。

    4结语

    电算化财务档案管理不同于传统财务档案管理,要重视财务档案管理的信息化系统建设,加强软硬件的管理,提升财务档案管理人员的素质和专?#30340;?#21147;,做好相关设备的维护,保证网络平台的安全可靠,做好档案资料的备份,保证电算化财务档案管理的实效性。

    【参考文献】

    [1]廖建琴.财务档案管理信息化建设的思考[J].魅力中国,2014(13):73.

    [2]刘天龙,张影.?#31243;?#20250;计电算化档案管理[J].财会研究,2009(4).

    [3]王娟.会计电算化档案管理初探[J].中国科技信息,2009(5).

    作者:刘冶 单位:齐齐哈尔市昂?#21512;?#21306;教师进修学校

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